OTO線上線下整合的策略規劃
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考慮到COVID-19大流行，對於 2020 年甚至 2021 年，虛擬戰略規劃會議可能是許多組織的唯一選擇。這一定是負面的嗎？讓我們探討進行虛擬戰略規劃會議的一些利弊。
優點
⦁ 舉行虛擬規劃會議可為董事會成員、AMC 員工和協調人節省大量的差旅費用。此外，協會誌願者也可能會感謝他們減少工作職責的時間。
⦁ 會議通過消除旅行時間、場地規劃和成本，實際上為會議流程物流注入了靈活性。
⦁ 充分利用多種非語言參與模式，例如實時投票、聊天功能和實時反應圖標，而不會打斷任何人的發言。
⦁ 通過減少通常需要協調與旅行的面對面會議時間表所需的提前期，促進對市場變化和所需計劃變化的更快響應時間。
⦁ 使戰略合作夥伴、客戶或供應商能夠更多地參與到流程中。
⦁ 應用更短的會議時間塊並增加會議之間參與者的能量充電時間。
缺點
⦁ 虛擬會議 100% 依賴於基於網絡的會議平台和個人參與者技術。找到一個安全、功能有效且易於訪問的會議平台至關重要。
⦁ 儘管能夠在視頻中看到其他參與者是對純語音電話會議的重大改進，但實際上人際交往更加有限。
⦁ 休息期間的網絡和混合更加困難，儘管某些平台允許將網絡鏈接作為一種選擇。然而，大多數情況下，人們在虛擬格式中會更快地疲倦，需要休息來刷新和伸展。
⦁ 虛擬參與者可能不一定在整個會議期間都"在房間裡"。人們在參加虛擬會議時可以更輕鬆地同時處理多項任務並分心。
⦁ 以虛擬方式召開戰略規劃會議可能會增加參與者經歷信息過載的風險，並且無法像在面對面會議中那樣做出有意義的貢獻。
成功舉辦虛擬戰略規劃會議的技巧
為您的虛擬戰略規劃會議保留一位經驗豐富的主持人至關重要。主持人必須能夠"管理房間"，以這樣一種方式協調會議，以便他們得出準確的結論並實現他們打算實現的一切，無論是面對面的還是虛擬的。
為我們的虛擬戰略規劃會議聘請的協調人是 Lynne Carbone & Associates Inc. (LCA)。我們發現他們的支持非常好。以下是 LCA 如何成功實現虛擬戰略規劃工作的總結：
成功舉辦虛擬戰略規劃會議的技巧
為您的虛擬戰略規劃會議保留一位經驗豐富的主持人至關重要。主持人必須能夠"管理房間"，以這樣一種方式協調會議，以便他們得出準確的結論並實現他們打算實現的一切，無論是面對面的還是虛擬的。
為我們的虛擬戰略規劃會議聘請的引導者是 Lynne Carbone & Associates Inc. (LCA)。我們發現他們的支持非常好。以下是 LCA 如何成功實現虛擬戰略規劃工作的總結：
"根據我們的經驗，成功舉辦虛擬戰略規劃會議需要許多設計和促進功能：
⦁ 完成重要的前期工作，提前收集、總結和分析參與者和利益相關者的意見。
⦁ 根據收到的意見，提前提供戰略計劃草案。
⦁ 部分完成後"實時"交付計劃草案。
⦁ 激發破冰船和其他練習，以確保富有成效的參與。
⦁ 應用虛擬工具進行協作和激發參與。
⦁ 參與者承諾"遵守規則"並在整個過程中保持參與。"
LCA 提供以下戰略規劃虛擬會議"技巧"：
⦁ 在正確的時間安排會議，會議時間不得超過 4 小時。
理想情況下，虛擬戰略規劃會議應安排在 3 天內。我們與協調人協商確定的日程安排是為期 12 小時的戰略會議，為期 3 天--每天 4 小時。週一、週二和周三的會議時間為美國東部標準時間下午 1 點至 5 點，因此可以容納西海岸的參與者。頻繁、短暫的 10-15 分鐘休息對於緩解長時間的屏幕時間並讓參與者吃點心、伸展運動或恢復精神是必不可少的。
⦁ 聘請專業的輔導員。
讓所有參與者參與會議通常具有挑戰性，對於虛擬會議而言更是如此。這突出了協調人的專業知識和經驗的重要性。 Lynne Carbone 和她的團隊有能力讓每個人都參與進來並鼓勵每個人做出貢獻。當參與者無法就某事達成一致時，她促進了一個平衡的過程，以達成一致的決定。她確保討論停留在戰略層面而不是"雜草"，並確保我們保持在正軌上，不會失去對"附帶旅行"的關注。
⦁ 完成前期工作。
重要的是在會議之前完成關鍵的前期工作。協調人事先收集、總結和分析了所有利益相關者和參與者的意見。收到的意見匯總在我們在會議之前收到的報告中，並作為起草在會議之前分發給小組的戰略計劃的基礎。董事會成員和 AMC 工作人員的前期工作是通讀戰略計劃草案並準備提出變更建議並參與討論。
⦁每個人都必須通過視頻加入
整個會議必須通過視頻參與。在我們的會議中舉手以被識別、豎起/豎起大拇指和使用共識卡的視覺提示要求會議主持人看到所有參與者，並且他們彼此看到。要求參與者保持靜音，除非發言，但視頻必須保持開啟。
⦁ 使用虛擬協作工具
要使虛擬戰略規劃會議取得成功，您需要使用虛擬協作工具。我們使用現場投票、共識卡、壓力球和戰略明星，我們會互相贈送，以展示非常規和戰略思維。這使會議更具吸引力、生產力和樂趣！
結論
戰略規劃是許多組織必不可少的工具。 為了使計劃會議有用，它們最終必須產生可見且可衡量的輸出。 虛擬會議雖然缺乏體驗面對面聯繫的一些好處，但確實為組織提供了實現類似的、有時甚至可能是卓越的戰略計劃結果的機會。 作為一個組織，您不應低估虛擬規劃會議可能產生的影響。 與其將其視為一種低劣的方法，不如考慮能夠吸引更多人、節省會議和差旅費用、提高戰略制定速度以及通過基於共識的決策過程製定計劃的優勢。 評估您當前的戰略計劃並確定您是否需要"煥然一新"並考慮虛擬戰略規劃方法。 有用！
以下是設計、促進和指導虛擬戰略規劃過程的一些技巧，該過程無縫融合異步和同步對話，從而可以輕鬆整合和綜合所有想法，並最終就優先目標和具體行動計劃達成一致實現它們。
我們正處於這種大流行的初期，並且已經普遍存在虛擬會議 (VM) 倦怠。是什麼導致如此高水平的 VM 倦怠如此之快？以下是我們看到的前三個原因：
1. 坐著盯著屏幕很累。處於這種停滯狀態，焦距不變，很不舒服，很不自然！在會議室中，您可以將視線向下移到桌面，移到坐在您旁邊的人（還記得嗎？）或房間遠端的演示者或屏幕，在 VM 中，我們被束縛我們的電腦屏幕經常處於靜止（坐）位置。
2. 虛擬機在技術上很耗時。當每個參與者建立聯繫、個人面向格式或解決技術問題時，每個其他參與者都在等待。如果這是一個會議室，並且會議負責人需要解決一個人的問題，他們會宣布："對不起，伙計們，我們遇到了技術問題。請在我們準備好之前互相交談。"有時，休息和由此產生的閒聊會使會議更加活躍，當重新召開時，會議室充滿了活力。當被邀請參加更多或擴展的 VM 會話時，VM 參與者體驗的空閒時間會耗盡他們的注意力並導致他們猶豫不決。
3. 最後，對於那些偏好比較內向的人來說，大型團體會議是有壓力的。在會議室裡，這些人經常在房間後面的一張桌子旁坐下，把頭埋在手機裡，然後走到餐桌旁喝杯咖啡。在 VM 設置中，沒有後桌。會議開始，他們就在那裡--就像其他人一樣全臉。儘管這些是遠程會議，但它們具有增強的社交強度，這將完全耗盡大多數內向的人的精力，並使您團隊中最外向的人感到疲倦。虛擬機"魚缸"每週都在增加疲勞和倦怠。